Aquest període que mai oblidarem després de superar la fase de selecció, que actualment inclou diverses etapes i una sèrie de proves que busquen definir amb claredat un perfil professional i humà que no només rendeixi a nivell organitzacional i econòmic sinó que encaixi sense conflicte a la cultura organitzacional, ha estat batejat com a on boarding. Des de l’organització internacional de directius de capital humà, DCH, destaca que és clau per a la fidelització del talent.

És el temps i experiència vital des de la signatura del contracte, la incorporació a l’empresa, la connexió amb l’equip, el contacte amb la cultura organitzacional i la familiarització amb les responsabilitats que s’exerciran. Aquesta experiència de treballador, que es completarà al llarg dels anys, és clau per captar talent i per aconseguir fidelitzar-lo.

Els especialistes destaquen la importància que té la vivència. Sentir l’empatia de l’equip més veterà, l’acollida, el suport en aquesta entrada en contacte en què hi ha desconeixement –prova i error– és fonamental. És una etapa crítica per garantir l’adaptació de cada nou membre i si l’experiència és satisfactòria repercuteix de manera positiva no només en el nou treballador sinó també en l’organització i, a llarg termini, en els qui siguin acollits més tard en el temps per aquest mateix empleat.

Com fer un bon pla on boarding

Hi ha d’haver una bona coordinació per a aquesta etapa inicial del treballador a l’empresa. Els passos no poden ser improvisats:

1.- En primer lloc és crucial que tots els tràmits administratius –contracte, condicions específiques acordades [remuneració, horaris…], gestions, alta, etcètera– tinguin un procediment establert i la seva tramitació sigui fluida i reeixida. Qualsevol retard o incidència per a la signatura del contracte i la recopilació de documentació necessària per a la contractació pot provocar mala impressió. No oblidem que si bé el nou empleat o nova empleada està en període de prova… ell o ella també ens està avaluant.

2.- El primer dia de treball ha de ser rebut pel seu superior o per una persona –amfitrió o amfitriona- que tingui la responsabilitat de fer-ho. Cal donar-vos la benvinguda, mostrar-vos el lloc de treball fent el recorregut complet perquè conegueu tots els espais. Ha de tenir una presentació adequada a la resta de membres de l’equip – que també han de saber que hi ha una nova incorporació- i, per descomptat, comptar amb el seu lloc de treball ja preparat i amb tots els elements que necessitarà per exercir les seves funcions. Si és necessari l’amfitriona o amfitrió ha d’estar amb ella o ell a les pauses de menjar o als descansos acompanyant-lo en els desplaçaments per les instal·lacions de la companyia per evitar que se senti en desemparament… sempre respectant si està còmode o còmoda amb aquest acompanyament o si la mida de l’empresa ho necessita o no.

3.- Ha de rebre, també al seu primer dia, la informació sobre protecció de dades i el protocol que segueix l’empresa. Heu de tenir prou temps per llegir-lo i consultar els dubtes que us puguin sorgir.

4.- També des del primer dia ha de comptar amb un calendari per a la formació o formacions en seguretat i salut ocupacional que inclogui l’àrea de vigilància de la salut amb l’opció de rebre sempre sota el seu consentiment, el reconeixement mèdic.

5.- Ha de comptar amb algú que el supervisi o un mentor durant aquesta primera etapa i tenir una agenda de reunions de seguiment en què es pugui visualitzar la seva evolució i pugui plantejar els seus punts de vista davant del seu propi exercici i aquest primer període dins de la companyia.

6.- El procés acabarà quan la persona estigui totalment integrada i, passat un temps, és important preguntar-li quins són els aspectes de l’experiència que considera millorables i els que són un punt fort per a l’empresa. És un gran input d’aprenentatge per als qui s’encarreguen de la gestió del talent i la fidelització.