Cómo completar el plan de contingencia en pandemia y pospandemia

El plan de contingencia es un documento que se crea para prever diversos escenarios en la vida de una empresa. Cuantas más respuestas haya frente a situaciones hipotéticas o que pueden plantearse en un futuro -a corto, medio o largo plazo- más sencillo será superar las crisis. Al menos es lo que se prevé en los manuales de gestión empresarial que establece este documento como análisis de riesgos en escenarios impredecibles y de alta incertidumbre como una pandemia, una catástrofe natural, una situación de conmoción social o política, etcétera.

Un plan de contingencia común tiene que incluir procesos de actuación adaptativos ante cualquier circunstancia para lograr soluciones de continuidad empresarial. Lo redacta un grupo de trabajo reducido -normalmente la alta dirección con la colaboración de trabajadores clave- e incluye cuestiones tan fundamentales como:

1.- Escenarios de pérdidas económicas, de ausentismo laboral, etcétera.

2.- Rediseño de puestos de trabajo.

3.- Rediseño de los procesos de trabajo.

El SARS-Cov-2 ha puesto de manifiesto la importancia de tener criterios de actuación ante situaciones imprevistas completamente ajenas a la organización empresarial. A medida que la campaña de vacunación avanza aumenta el trabajo presencial. Sin embargo, hay notables diferencias con lo que conocíamos como trabajo presencial porque hemos de prever circunstancias que hasta la irrupción del COVID-19 no suponían un problema como las entregas de paquetes en la oficina, la convivencia y socialización de los trabajadores o cómo debe realizarse la limpieza y desinfección de los espacios.

Es un tema lo suficientemente complejo como para que, en solo tres meses, se publicara un nuevo estándar ISO: la ISO 45005:2020. Esta normalización incluye las directrices y orientaciones para organizaciones de todos los tamaños y en todos los sectores proporcionando una guía de buenas prácticas cuya base está en el conocimiento acumulado sobre el virus. También permite la planificación en varias ubicaciones -incluido el teletrabajo- en pandemia y pospandemia.

El plan de contingencia por Covid tiene que contener, según han establecido reconocidos expertos en seguridad y salud en el trabajo, los siguientes puntos:

1.- Explicación introductoria con la descripción de los puestos de trabajo -horarios, pausas, organización del trabajo, etcétera-, la presencia de personal externo o de clientes, y los medios de desplazamiento que utiliza la plantilla ‘in itinere’ e ‘in mision’.

2.- Actuaciones a aplicar en la empresa para reducir riesgos de contagio o propagación como eliminar o limitar el uso de ascensores, ampliar los servicios y frecuencia de desinfección en los espacios de trabajo, suelos, manillas, teclados, escritorios y facilitar el acceso al lavado de manos, alcohol en gel y la ventilación en los espacios de trabajo.

3.- Evaluación de niveles de riesgo. Se consideran de baja exposición las personas que trabajan a más de dos metros de distancia de otras aunque igualmente deben utilizar las medidas de protección establecidas a nivel sanitario.

4.- Planificación de medidas preventivas en función de los riesgos localizados en pandemia y pospandemia.

5.- Actualización regular de los mecanismos de control para mantener al día los procedimientos y tener identificado el nivel de riesgo al que están expuestos todos los miembros de la empresa.