Los profesores del HEC Paris Michael Segalla, socio de la International Board Foundation; y Dominique Rouziès, decana de asuntos académicos en BMI Executive Institute- ponen de manifiesto en ‘Harvard Business Review’ que el trabajo y gestión de datos debe estar bien planificado. La alta dirección tiene que conocer bien los proyectos que impliquen recopilar datos proporcionados por personas o que aprovechen las bases de datos existentes.

Es importantísimo conocer, y tener justificación y consentimiento en los casos pertinentes de: la procedencia de los datos, el propósito o propósitos para los que serán utilizados, cómo se protegen los datos, qué privacidad ampara a los datos –incluida la proporcionada por los proveedores, y la preparación de los datos para su uso.

Estos cinco requisitos organizativos son críticos. Son los principios éticos de la gestión de datos y también para aplicar un proceso de revisión ética sólido siempre que es preciso. Porque la gestión de datos no sólo se realiza una vez, el seguimiento y revisión debe ser actual y periódico.

Las preguntas que hay que formularse

– Sobre procedencia hay que poder dar respuesta a las siguientes preguntas: ¿De dónde viene el dato? ¿Su adquisición es legal? ¿Tenemos el consentimiento que corresponde en tiempo y forma?

– En cuanto al propósito: ¿Se están reutilizando los datos? ¿La fuente original de los datos aceptaría su reutilización para un propósito diferente al original?

– Acerca de la protección: ¿Cómo se protegen los datos? ¿Cuánto tiempo estará disponible para el proyecto? Una vez finalizada la validez del proyecto ¿se destruye el dato? ¿Hay definida un responsable para destruirlo?

– Sobre privacidad: ¿Quién tendrá acceso a los datos que puedan llegar a ser empleados para identificar a una persona? ¿Cómo se mantiene el anonimato de las observaciones individuales? ¿Quién tiene o tendrá acceso a los datos anónimos?

– Para la preparación hay que conocer: ¿Cómo se realizó la limpieza los datos? ¿Se preserva el anonimato en la combinación de los conjuntos de datos? ¿Cómo se verifica la precisión de los datos? ¿Cómo se mejora la precisión de los datos?