Ese periodo que nunca olvidaremos tras superar la fase de selección, que en la actualidad incluye varias etapas y una serie de pruebas que buscan definir con claridad un perfil profesional y humano que no solo rinda a nivel organizacional y económico sino que encaje sin conflicto en la cultura organizacional, ha sido bautizado como on boarding. Desde la organización internacional de directivos de capital humano, DCH, se destaca que es clave para la fidelización del talento.

Es el tiempo y experiencia vital desde la firma del contrato, la incorporación a la empresa, la conexión con el equipo, el contacto con la cultura organizacional y la familiarización con las responsabilidades que se van a desempeñar. Esa experiencia de empleado, que se completará a lo largo de los años, es clave para captar talento y para lograr fidelizarlo.

Los especialistas destacan la importancia que tiene la vivencia. Sentir la empatía del equipo más veterano, la acogida, el apoyo en esa entrada en contacto en que hay desconocimiento -prueba y error- es fundamental. Es una etapa crítica para garantizar la adaptación de cada nuevo miembro y si la experiencia es satisfactoria repercute de forma positiva no solo en el nuevo trabajador sino también en la organización y, a largo plazo, en quienes sean acogidos más tarde en el tiempo por ese mismo empleado.

Cómo hacer un buen plan on boarding

Tiene que haber una buena coordinación para esa etapa inicial del trabajador en la empresa. Los pasos no pueden ser improvisados:

1.- En primer lugar es crucial que todos los trámites administrativos –contrato, condiciones específicas acordadas [remuneración, horarios…], gestiones, alta, etcétera- tengan un procedimiento establecido y su tramitación sea fluida y exitosa. Cualquier retraso o incidencia para la firma del contrato y la recopilación de documentación que es precisa para la contratación puede provocar mala impresión. No olvidemos que si bien el nuevo empleado o nueva empleada está en periodo de prueba… él o ella también nos está evaluando.

2.- En el primer día de trabajo debe ser recibido por su superior o por una persona –anfitrión o anfitriona- que tenga la responsabilidad de hacerlo. Hay que darle la bienvenida, mostrarle el lugar de trabajo haciendo el recorrido completo para que conozca todos los espacios. Tiene que tener una presentación adecuada al resto de miembros del equipo –que también tienen que saber que hay una nueva incorporación- y, por supuesto, contar con su lugar de trabajo ya preparado y con todos los elementos que va a necesitar para desempeñar sus funciones. Si es necesario la anfitriona o anfitrión debe estar con ella o él en las pausas de comida o en los descansos acompañándole en los desplazamientos por las instalaciones de la compañía para evitar que se sienta en desamparo… siempre respetando si está cómodo o cómoda con este acompañamiento o si el tamaño de la empresa lo precisa o no.

3.- Tiene que recibir, también en su primer día, la información sobre protección de datos y el protocolo que sigue la empresa. Debe contar con tiempo suficiente para leerlo y consultar las dudas que puedan surgirle.

4.- También desde el primer día debe contar con un calendario para la formación o formaciones en seguridad y salud ocupacional que incluya el área de vigilancia de la salud con la opción de recibir siempre bajo su consentimiento, el reconocimiento médico.

5.- Debe contar con alguien que le supervise o un mentor durante esta primera etapa y tener una agenda de reuniones de seguimiento en las que pueda visualizarse su evolución y pueda plantear sus puntos de vista ante su propio desempeño y este primer periodo dentro de la compañía.

6.- El proceso terminará cuando la persona esté totalmente integrada y, pasado un tiempo, es importante preguntarle cuáles son los aspectos de la experiencia que considera mejorables y los que son un punto fuerte para la empresa. Es un gran input de aprendizaje para quienes se encargan de la gestión del talento y su fidelización.