Ja tenim sobre la taula el pla de negoci de l’agència. Aquesta estratègia per arribar a noves cotes de futur. El primer pas, sempre, és comunicar-ho de manera entenedora a tota l’agència. Cal assegurar-se que tots entenen cap a on volem anar i on volem arribar perquè, si no és així, no podran vincular les seves activitats diàries amb una execució reeixida del pla estratègic.

Aquest és el pas següent: l’execució. Hi ha d’haver un equip encarregat de gestionar, dissenyar i integrar els diferents processos inclosos en l’estratègia. Aquest equip serà qui faci les reunions de seguiment i qui estarà en condicions de preparar la informació corresponent. Ha d’estar integrat per l’alta direcció i també pels responsables dels departaments tant administratius com de vendes, tècnics, etcètera.

Indicadors

És important que aquest grup tingui indicadors que us permeten conèixer l’evolució de l’estratègia. Alguns possibles són: vendes, creixement dels ingressos o percentatge de fidelització i retenció de clients.

Com fer les reunions de seguiment?

És fonamental que hi hagi reunions periòdiques, per exemple, cada tres mesos. El calendari l’ha de decidir l’equip. Han de ser fixes i cada membre ha d’aportar el seu informe sobre el període cobert i les previsions de cara als mesos següents.

Per a aquestes trobades, la temàtica a tractar és només una: el pla estratègic i la seva evolució. No s’han d’incloure altres punts a l’ordre del dia per urgents que siguin. Aquestes reunions, a més, han de tenir una durada determinada.

Si es detecten problemes d’implementació de l’estratègia cal determinar les causes i establir accions per corregir-los. És molt important assignar responsabilitats per assolir l’exercici planejat. No hi pot haver àrees que quedin a ‘terra de ningú’ i, sempre, s’ha de definir que es revisarà a la propera reunió de seguiment.

En aquestes trobades, a més, apareixen elements per obtenir i documentar aprenentatges com a noves tecnologies que apareixen al sector, nous productes de la competència, nous canals de comunicació interna i externa…, i com implementar les millors pràctiques perquè la innovació sigui constant.